Nazareno chiede:
Una domanda rispetto l’agendina delle attività: Ma tu ci scrivi solo le attività della giornata o tutte le attività in backlog e poi spunti e quello non fatto passa al giorno dopo?
C’è una logica di prioritizzazione delle cose? O questo va su altri “strumenti”?
Insomma è una sorta di “cose da fare” come nella tecnica del pomodoro ma senza pomodori o un backlog sempre in divenire o un mix?
“Getting things done” è una tecnica arcinota che io non uso assolutamente :-) Il Pomodoro è altrettanto una tecnica arcinota che io non uso più.
Come dicevo la disciplina è fondamentale, ma anche il conforto personale è fondamentale.
La prima fase
All’inizio segnavo sull’agenda, o qualsiasi tool di gestione delle cose da fare vi venga in mente, tutto quello che dovevo fare in ambito lavorativo. Tutto significa tutto, quindi non solo quello che dovevo fare oggi ma anche quello che sapevo già che prima o poi era da fare.
Ecco, così non funziona: arrivate a sera che avete smarcato poche cose, siete comunque stressati, non siete andati in palestra e non avete scritto questo post.
La seconda fase, quella attuale
Ho quattro principali strumenti di pianificazione:
- Il calendario: tipicamente ci sono solo i meeting e le cose personali come andare dal parrucchiere
- Wunderlist: tutte le attività, tipicamente personali, ricorrenti che hanno una scadenza, come ad esempio ricordarsi del bollo auto
- I reminder di Google Inbox: tutto ciò che mi passa per la testa che deve essere prima o poi fatto. Creo un reminder e lo pianifico al volo in una data/ora in cui so che potrò guardarci con calma
- L’agenda: il mio programma di oggi
Il programma di oggi
Questa è la cosa fondamentale: scope. La pagina dell’agenda è quello che voglio fare oggi, e contiene tutto quello che voglio fare oggi compresa la piscina e questo post sul blog. Più che quello che voglio fare è un elenco di composto da due macro categorie:
- Quello che devo per forza fare
- Quello che voglio fare
L’elenco ha una caratteristica: è sostenibile. Col tempo sono diventato abbastanza bravo e riesco a spuntare quasi sempre tra il 90% e il 95% delle attività quello che non spunto finisce sulla pagina del giorno dopo.
Disciplina
La prima cosa alla mattina, molti consigliano di farlo la sera prima, è redigere l’elenco; passo quindi in rassegna i quattro strumenti di cui sopra e trascrivo tutto sulla pagina di oggi. Perché trascrivo tutto? Perché voglio arrivare a sera e avere un solo posto in cui guardare e vedere cosa ho fatto ed essere soddisfatto.
Man mano che la giornata avanza, se esce qualcosa di nuovo che non è pianificabile nei giorni a venire, lo scrivo sulla pagina di oggi e ci provo. Siccome il centro della giornata sono io l’elenco contiene anche tutte le cose personali come la piscina, la palestra o qualcosa che devo fare con la famiglia.
C’è un altro interessante vantaggio di questo modello, in cui per certi vedersi potete paragonare la pagina di oggi ad una rudimentale board con le attività. La vostra lista di cose da fare è un ottimo modo per gestire le emergenze altrui, senza una chiara visione su quello che voi volete ottenere oggi è facilissimo dire si a qualsiasi cosa sia un’urgenza per qualcun altro, con l’ovvio e spiacevole effetto collaterale che la vostra giornata diventa un disastro. Ovvio che questa disciplina comporta anche difendersi dagli scocciatori seriali.
Le domande
Tornando quindi alle domande:
Una domanda rispetto l’agendina delle attività: Ma tu ci scrivi solo le attività della giornata o tutte le attività in backlog e poi spunti e quello non fatto passa al giorno dopo?
Solo la giornata, quello che alla sera non è spuntato finisce al giorno dopo, dopo un po’ti stufi di riscriverlo e lo fai :-)
C’è una logica di prioritizzazione delle cose? O questo va su altri “strumenti”?
Nessuno strumento per la pianificazione, nessuna prioritizzazione, non voglio essere raffinato e non voglio perdere tempo per esserlo motivo per cui carta e penna; non voglio essere schiavo di app che non fanno quello che voglio o di batterie che si scaricano.
Insomma è una sorta di “cose da fare” come nella tecnica del pomodoro ma senza pomodori o un backlog sempre in divenire o un mix?
È la lista di cose da fare senza come nella tecnica del pomodoro ma senza pomodori e senza le regole della tecnica del pomodoro. Semplice lista nuda e cruda.
Evolverà in una terza fase? perché no :-)