Fino ad un paio di anni fa avevo l’abitudine di categorizzare le mail utilizzando una pletora di subfolder della Inbox, il problema è che spesso questo le rende introvabili :-) perchè a distanza di tempo quando vi chiedete “dove ho messo quella roba” giustamente non vi ricordate più l’associazione mentale fatta al tempo e tipicamente passate un buon quarto d’ora a scartabellare tra le folder… oppure semplicemente avrebbe senso mettere la stessa mail in più subfolder.
Ho regalato troppi “quarto d’ora” :-)
Due anni fa circa, in una mattina a Barcellona, ero seduto di fianco a Davide Vernole e facendo il curioso noto che non ha subfolder ma ha semplicemente tutto spiattellato nella Inbox e mi spiega che usa le categorie per taggare la mail… figo :-)
…l’inghippo purtroppo è che chi ha pensato le categorie evidentemente non le ha mai usate perchè per taggare una singola mail perdete ben più di un quarto d’ora… :-/
Rules rulez
Ma anche qui piegare lo strumento è abbastanza facile:
Mi sono fatto una pletora di regole che fanno il 90% del lavoro, se non di più, lasciando a me l’onere di rifinirlo ove necessario. Queste regole fanno si che all’arrivo ogni mail venga automaticamente taggata:
Il fatto che le regole siano client only è un non problema perchè Outlook le applica anche ai messaggi già letti, quindi se segno come già letto un messaggio da OWA o dal Device quando arriva in Outlook viene comunque processato e categorizzato.
Cerca che ti passa…
Ma poi come sfruttiamo questo tagging? Semplicemente si può cercare per categoria, ma la cosa che adoro sono le Search Folder che con un piccolo trick diventano veramente fantastiche:
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\QueryBuilder]
(Funziona su tutte le versioni di Outlook, basta sostituire a 14.0 il vostro numero di versione)
Se provate a creare quella chiave di registro, senza metterci nulla basta che esista, e poi provate ad editare/creare una Search Folder… tada!:
Avete un potente sistema di filtro a vostra disposizione per fare query anche molto articolate.
Dimenticavo: prestazionalmente non cambia nulla avere tutto nella Inbox:
Questa è la dimenisione della mia Inbox attuale con i messaggi dall’inzio dell’anno, la ListView dei messaggi è virtualizzata quindi…
.m